¿Qué es el criterio de caja en el IVA?

Una forma de declarar el IVA que puede ayudarte si cobras tarde

Cuando presentas el IVA de forma trimestral, seguramente te pasa esto:
📆 Has emitido una factura → 🧾 Toca declarar el IVA → 💸 Pero aún no te han pagado.
Aun así, tienes que ingresar ese IVA en Hacienda.

Pues atento@ esto te interesa. Existe una alternativa pensada para esos casos, y se llama régimen de criterio de caja.

¿Qué es el criterio de caja?

Antes de explicarlo recordaremos que el sistema habitual que se llama sistema por Devengo, que es el más habitual y el que se aplica por defecto, funciona de la siguiente manera: el IVA se declara en el trimestre en el que se emite la factura, aunque no esté cobrada

En cambio el Criterio de caja, es una forma especial de presentar el IVA en la que solo declaras el IVA cuando realmente lo cobras o lo pagas.

Es decir:

• Emites una factura hoy (con IVA)

• Pero no declaras ese IVA hasta que el cliente te pague

Y lo mismo al revés:

• Si recibes una factura, no te puedes deducir el IVA hasta que la hayas pagado

Eso sí: si pasa más de 1 año (o 6 meses en grandes empresas), se liquida igualmente aunque no se haya cobrado/pagado

El cálculo depende totalmente de la fecha de cobro o pago real, y el responsable de declarar esa fecha y cantidad es el contribuyente.

¿Cómo se demuestra un cobro o un pago?

Para que la AEAT acepte que una factura ha sido cobrada (o pagada) y, por tanto, se incluya en la liquidación del IVA en ese trimestre, necesitas poder acreditarlo con medios fehacientes, como:

• Extractos bancarios donde aparezca la transferencia, ingreso o domiciliación correspondiente

• Recibos firmados (en caso de cobros en efectivo, solo hasta 1.000 € y con límites)

• Justificantes de TPV (pagos con tarjeta)

• Pagos mediante plataformas electrónicas (Stripe, PayPal, Bizum empresa…)

• Asientos contables fechados que reflejen el cobro/pago correctamente vinculado a la factura

¿Y si Hacienda quiere comprobarlo?

El contribuyente debe llevar un control muy claro de los cobros y pagos.
Si te inspeccionan y no puedes demostrar que una factura se cobró o pagó en esa fecha exacta, podrían:

• Denegarte la deducción o exigir el ingreso del IVA antes de tiempo

• Sancionarte por incumplimiento del régimen

Por eso es muy importante que tengas un control exhaustivo de

1. Libro registro de facturas emitidas y cobradas

2. Libro registro de facturas recibidas y pagadas

3. Una contabilidad clara, con fecha real de cobro/pago asociada a cada factura

Algunos softwares como Holded o Quipu ya lo permiten hacer fácilmente si activas la opción de criterio de caja en IVA.

¿Quién puede acogerse?

• Empresas y autónomos con volumen de operaciones menor a 2 millones de € al año

• Que no estén en regímenes especiales (módulos, agricultura, SII, etc.)

Debe solicitarse en octubre del año anterior para aplicarse desde enero.

Conclusión

El criterio de caja puede ser un gran aliado si tu negocio sufre por cobros tardíos de los proveedores, (60 o 90 días) y no quieres anticipar dinero a Hacienda.
Pero requiere más control administrativo y no siempre es la mejor opción si tú también pagas tarde a proveedores.