Recibir una notificación de inspección de Hacienda puede generar pánico en cualquier empresa, grande o pequeña. Pero lo cierto es que una inspección no debería ser una amenaza si tienes las cosas mínimamente organizadas.
Desde nuestra experiencia acompañando a pymes y autónomos en su gestión contable y financiera, queremos contarte qué debes tener controlado, qué suele revisar la Agencia Tributaria y cómo estar tranquilo incluso antes de que llegue el susto.
Es un procedimiento mediante el cual la Administración revisa que estés cumpliendo correctamente tus obligaciones fiscales y contables. Pueden revisar:
IVA, IRPF, Impuesto sobre Sociedades
Declaraciones trimestrales y anuales
Facturación y gastos
Pagos a trabajadores y autónomos
Cuentas bancarias vinculadas
Retenciones practicadas
Y sí, puede afectar a cualquier tipo de empresa, incluso si es pequeña.
Aunque depende del tipo de inspección, en general deberías tener esto accesible y ordenado:
Facturas emitidas y recibidas
Justificantes de pagos y cobros
Extractos bancarios
Modelos presentados (303, 111, 190, 200...)
Libros contables obligatorios
Nóminas y seguros sociales
Contratos con trabajadores, proveedores o autónomos
Todo esto, a ser posible, coherente entre sí y actualizado.
Facturas mal numeradas o con fechas desordenadas (esto con Verifactu no será posible)
Gastos que no están bien justificados, asegúrate bien de que tipo de gastos te deduces y si son realmente deducibles.
Pagos en efectivo que no cuadran con bancos, el dinero en efectivo debe estar debidamente contabilizado en lo que se llama "Caja chica"
Diferencias entre el IVA declarado y el cobrado
Retenciones mal aplicadas a profesionales
Falta de trazabilidad o duplicidades en ingresos
Muchos de estos errores se deben más a falta de orden que a mala fe. Pero eso no cambia las consecuencias si te inspeccionan.
Digitaliza tu facturación y tu contabilidad
Si usas un buen software, no tienes que buscar facturas: ya están ahí.
Evitas errores de duplicación, saltos de numeración y olvidos.
Revisa tus modelos antes de enviarlos
Asegúrate de que el IVA declarado corresponde con tus ingresos reales.
No presentes modelos a ciegas: revisa las cifras.
Conciliación bancaria periódica
Los bancos no mienten. Si tus cobros y pagos no cuadran, tendrás que justificarlo.
Conciliar no es cosa del cierre anual: es una tarea mensual o semanal.
Control documental sencillo pero firme
Crea una carpeta para cada trimestre con tus modelos, justificantes y libros mayores.
Si Hacienda llama, no es momento de buscar papeles: es momento de tenerlos.
Trabaja con alguien que revise por ti
Un buen asesor o CFO externo no solo presenta modelos: revisa, valida, anticipa errores.
No se trata de tener un contable que “lo lleve todo”, sino alguien que te explique qué estás firmando.
Respira. Haz lo siguiente:
Lee con calma qué te piden.
Ponte en contacto con tu asesor contable
Prepara todo con orden y transparencia: es mejor colaborar que esconder.
No improvises. Si hay errores, es mejor explicarlos que negarlos.
Prepararte para una inspección no es cosa de cuando llega. Es parte de llevar bien tu empresa cada día.
Y para eso no hace falta que seas experto en contabilidad. Solo necesitas tener herramientas fiables, procesos bien definidos y alguien que te acompañe.
Porque la tranquilidad también se puede automatizar. Y, créenos, vale mucho más que una sanción fiscal.