¿Qué es y para que sirve un budget?

Antes de empezar debemos definir qué es el budget y para que sirve. El Budget, en castellano le llamamos presupuesto, no es más que una planificación de los estados financieros de la compañía para el próximo año y sirve para poder ir midiendo la evolución de la compañía a medida que avanza el ejercicio contable. Con él podremos:

  1. Detectar desvíos al alza.
  2. Detectar desvíos a la baja,
  3. Detectar variaciones segun años anteriores.
  4. Tomar decisiones acorde a los datos que vamos observando.

Generalmente se suele trabajar el budget sobre la cuenta de resultados, pero también se puede trabajar budgets de partidas de balance. En este post nos centraremos en el presupuesto de la cuenta de resultados.

¿Cómo construir el Budget?

Si te dispones a empezar a trabajar el budget de tu organización, debes tener en cuenta las siguientes acciones que tendrás que llevar a cabo conjuntamente con tus equipos y si quieres que el resultado sea útil, deberás dedicarle tiempo.

Conoce al detalle tu organización

Debes conocer muy bien la organización, sus puntos fuertes que deberás potenciar y sus puntos débiles donde deberás invertir. También és importante que conozcas en detalle su cuenta de Pérdidas y ganancias, su estructura de costes y la estacionalidad que pueda tener.

Define objetivos para el próximo año

Define objetivos para el próximo año, en términos de facturación, gastos y rentabilidad. En base a ello deberas construir las partidas presupuestarias.

Analiza la cartera de clientes y estima las ventas

Estima las ventas con tu equipo comercial. Analiza con ellos la cartera de ventas, y la conversión e intenta definir un objetivo de venta para el próximo año.

Traza un plan estratégico con tus equipos

Reúnete con las principales areas de la compañía y evalua las necesidades de mejora o aspectos donde quieras invertir el próximo año. Define las acciones con el equipo e intenta cuantificar sus costes.

Nota importante: Este ejercicio debes hacerlo con detenimiento, analizando todo tipo de información tanto pasada como presente, intenta pensar en futuro y no dejarte detalle. Piensa que de este ejercicio saldrá el plan para el próximo ejercicio, por tanto el budget no es solo un Excel, es tu hoja de ruta.

¿Y que hago con toda esta información?

Debes intentar plasmarla en un documento, el que te sea mas cómodo y visual. Una buena herramienta es el Excel, por que te permitirá hacer simulacros, y «jugar» con los datos.

Debes trasladar toda la información que has ido obteniendo anteriormente a formáto numérico y si es posible mensualizado, de este modo podrás comparar cada final de mes la realidad vs el budget.

Un ejemplo, Si has definido con tu equipo de Recursos Humanos que el próximo año vas a formar a tu equipo de finanzas en Business Intelligence, y habéis calculado que esto costará 6000€ y que esta formación se hará en el mes de septiembre y octubre, en tu Excel de Budget debe haber una fila específica que se llame «Formaciones Business Intelligence» y en las columnas de septiembre y octubre puedes poner 3000€ de gasto en cada una.

Una vez tengas el presupuesto anual cerrado, solo queda iniciar el año e ir controlando cada mes las desviaciones, con esta información seguro que podrás tomar decisiones de calidad, y sobretodo y lo más importante, podrás anticiparte a cosas que vendrán, que sin un plan no hubieras podido.

Ponte a construir tu budget, y empieza a tomar decisiones basadas en datos. Y recuerda, si tienes dudas, ¡te podemos ayudar!

El budget no es solo un Excel, es tu hoja de ruta para el próximo ejercicio.

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